Как организовать конференцию – от проработки программы до поиска конференц-зала в Харькове

18.10.2021
Как организовать конференцию

Конференция дает возможность собрать специалистов любой области, людей, относящихся к определенному сообществу, для обмена опытом, обсуждения важных тем. Организацией мероприятия чаще всего занимается опытный человек или агентство. Нередко на подготовку выделяют несколько недель или даже месяцев. Столько времени необходимо для поиска докладчиков и подготовки материала, выбора оборудования, приглашения слушателей (заинтересованной аудитории). Крайне важно найти подходящий конференц зал в Харькове для проведения мероприятия.

Проработка программы

Организаторам предстоит проработать программу каждого дня мероприятия, пригласить слушателей и выбрать спикеров. При планировании события коммерческого и некоммерческого характера следует обеспечить информационную и техническую поддержку каждого докладчика. В графике выступлений выделяют время на выступление и перерывы, общение между участниками. Необходимо позаботиться и о перекусах (кофе-брейках), полноценном питании (обедах, ужинах), развлечении.

Организаторам также следует:

  • подобрать подходящую площадку для мероприятия;
  • выбрать оборудование для выступлений, просмотра подготовленного контента, освещения зала.

Дополнительно готовят раздаточный материа. В его состав входят брошюры с программой, блокноты с ручками, наглядные пособия, папки для рекламных и информационных мероприятий. Все раздаточные материалы должны быть отличного качества.

Выбор конференц-зала

конференц-зал

Чтобы мероприятие прошло на высшем уровне, необходимо выбрать подходящее место и учесть несколько важных моментов.

Количество участников и местоположение зала

Составлять список приглашенных, спикеров, гостей, важных персон, которые примут участие в мероприятии, необходимо заблаговременно. Такая предусмотрительность позволит подобрать подходящий по размерам зал. Он может быть:

  • Большим. Просторная площадка, которая позволяет расположить большое количество приглашенных – до 200–400 персон. Для рассадки используют круглые или большие вытянутые столы. Важно, чтобы конференц-зал располагал к длительным встречам, переговорам, общению, приему пищи.
  • Малым. Часто рассчитан на 50 мест, что идеально подходит для закрытого мероприятия «для своих» или узкого круга приглашенных. Для выступлений обустраивают небольшую сцену в центре, здесь же установливают оборудование.

конференц-зал

Чтобы разместить всех гостей, предусмотривают возможность установки дополнительных мест. Это удобно, если кто-то придет с парой. С организаторами обсуждают возможность удаления лишних посадочных мест, если кто-то из приглашенных не сможет посетить мероприятие.

Выбор и установка оборудования

Конференцию собирают с указанием темы, предложенной для обсуждения. Определяют спикеров, которые должны будут выступать с докладами. Для этого необходима небольшая сцена или площадка, выделенная для установки оборудования. Если гостей много, а выступающих несколько, стоит выбирать просторный конференц-зал, в котором место для сцены несколько удалено от столиков. Только в этом случае будет обеспечен комфорт как для слушателей, так и для выступающих.

Заранее необходимо установить и оборудование. Нередко для организации встречи необходимы:

  • проекторы или телевизоры с большим экраном;
  • интерактивная или мультимедийная доска;
  • микрофоны и колонки;
  • усилители сигналов и источники питания, пр.

Любая конференция должна быть технически обеспечена – это важно. При необходимости можно использовать аппаратуру, уже установленную в конференц-зале, или монтировать дополнительно технику, которая будет необходима. Спектр вспомогательных средств неограничен, а в выбранном зале должно быть достаточно места их монтажа. Следует также предусмотреть возможность организации интерактивного общения и подключения к сети Wi-Fi. Она позволит организовать онлайн-трансляцию, привлечь к мероприятию больше людей, повысить значимость события. Чтобы проверить скорость получения и отправки сигналов, необходимо перед событием отправиться в зал и проверить работу разных устройств (компьютера, смартфонов, мультимедийного оборудования).

Удобство – важное требование

Собрать в одном месте большое количество людей, организовать их взаимодействие, выступление и досуг непросто. Для этого необходимо привлечь опытных организаторов и подобрать лучший конференц-зал.

конференц-зал

Для проведения конференции должно быть готово буквально все:

  • просторные и уютные залы, которые можно оформить в любом стиле, в соответствии с поводом;
  • изысканное меню – подбирать его стоит с учетом предпочтений гостей (часто в меню салаты, десерты, вторые блюда с гарниром, напитки из алкогольный карты, безалкогольные коктейли, чай, кофе);
  • полноценное техническое оснащение и раздаточный материал.

 

При необходимости можно заказать комфортабельный транспорт, который доставит гостей в зал, а после мероприятия отвезет в гостиницу.

Оценка: 
Голосов пока нет
Закажите банкетный зал «Феникс» по телефонам
Заказать